Kindertherapie Peel en Maas past privacyregels toe volgens de nieuwe regelgeving. In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AGV) verklaart Kindertherapie Peel en Maas dat persoonsgegevens op een veilige en zorgvuldige manier beheerd en verwerkt worden. In de praktijk is naast deze online privacyverklaring tevens een papieren versie beschikbaar.
Dossierplicht
Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat Kindertherapie Peel en Maas een dossier voor een cliënt aanlegt. Dit is tevens een wettelijke plicht, opgelegd door de Wet Geneeskundige Behandel Overeenkomst (WGBO). Kindertherapie Peel en Maas mag niet zomaar persoonsgegevens vastleggen; hier moet een wettelijke grondslag voor zijn. Er worden gegevens in het dossier verwerkt op basis van:
- De grondslag toestemming: dit betekent dat er alleen bepaalde persoonsgegevens verwerkt mogen worden indien ouders op de hoogte zijn gesteld van de privacyverklaring en zij toestemming hebben gegeven voor het verwerken van deze persoonsgegevens middels het ondertekenen van de behandelovereenkomst.
- De grondslag uitvoering van de behandelovereenkomst: dit betekent dat bepaalde gegevens in het dossier verwerkt worden die nodig zijn voor het geven van een goede behandeling.
Persoonsgegevens die verwerkt worden:
- voor- en achternaam
- geslacht
- geboortedatum
- geboorteplaats
- adresgegevens
- telefoonnummer
- emailadres
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die verwerkt worden:
- burgerservicenummer (alleen bij beschikkingen volgens de Jeugdwet)
- gegevens van gezinsleden/ cliënt die betrekking hebben op de hulpvraag van de cliënt, waaronder mogelijk:
- gegevens over de gezondheid
- gegevens over de ontwikkeling
- gegevens over onderwijs/ school
- gegevens over godsdienst/levensovertuiging
- gegevens over strafrechtelijk verleden
- gegevens over economische status
- gegevens over familiaire relaties/ gezinssamenstelling
- gegevens over opleidingen/scholen
- gegevens over gezag
Deze gegevens worden alleen verwerkt indien deze van belang zijn van de geboden behandeling.
Wat staat er in het dossier?
- bovengenoemde persoonsgegevens
- de ondertekende behandelovereenkomst
- het behandelplan met daarin onder andere de reden van aanmelding, de therapiedoelen en de werkwijze
- de verwijsbrief
- informatie over de cliënt, gegeven door ouders, bijvoorbeeld hoe de ontwikkeling is verlopen, ingrijpende gebeurtenissen binnen het gezin of familie of ingevulde vragenlijsten
- persoonlijke werkaantekeningen van de behandelaar met betrekking tot het verloop van de therapie
- eindevaluatieverslag
- gegevens die voor de behandeling noodzakelijk zijn en die zijn opgevraagd bij derden, zoals de leerkracht, huisarts of andere zorgverlener. Deze gegevens worden alleen opgevraagd met expliciete toestemming van ouders en cliënt
- correspondentie
Hoe lang wordt het dossier bewaard?
Kindertherapie Peel en Maas bewaart het dossier 20 jaar, zoals in de WGBO is vastgesteld.
Delen met derden
Alle medewerkers hebben beroepsgeheim c.q. hebben een verwerkersovereenkomst ondertekend waarin is vastgelegd dat zij vertrouwelijk omgaan met alle informatie die zij in het kader van hun (vrijwilligers)werk hebben ontvangen. Het delen van gegevens uit het dossier kan gedaan worden met de volgende redenen:
- om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met expliciete toestemming van cliënt en ouders
- om de verwijzer op de hoogte te stellen van het verloop van de behandeling middels het behandelplan en de eindevaluatie. Dit gebeurt alleen met expliciete toestemming van cliënt en ouders
- waarneming door een andere behandelaar bij afwezigheid van de behandelaar
- geanonimiseerd gebruik tijdens intercollegiale toetsing of multidisciplinair overleg
- een klein deel van de persoonsgegevens wordt gebruikt voor de financiële administratie
Aanvraag beschikking en facturering
Indien de behandeling vergoed wordt door de zorgverzekeraar, dan ontvangen ouders een zorgnota. Hierop staan de gegevens vermeld die door de zorgverzekeraar gevraagd worden, zodat ouders de nota kunnen declareren. Het gaat om de volgende gegevens:
- naam, adres en woonplaats van cliënt
- geboortedatum van cliënt
- datum van de behandeling
- korte omschrijving van de behandeling, bijvoorbeeld behandeling vaktherapie of evaluatiegesprek en indien van toepassing de bijbehorende prestatiecode
- de kosten van het consult
Indien de behandeling vergoed wordt door de gemeente, dan is daar een beschikkingsaanvraag aan vooraf gegaan. Bovenstaande gegevens zijn dan ook bij de gemeente bekend, evenals het Burger Service Nummer. De facturatie naar de gemeente loopt via VECOZO. Ook daar zijn bovenstaande gegevens bekend.
Gegevens inzien, corrigeren, verwijderen of exporteren
Cliënt en ouders hebben het recht om het dossier in te zien en hoeven hier geen reden voor aan te geven. Zij hebben geen recht tot inzage in persoonlijke aantekeningen van de behandelaar. Cliënt en ouders hebben tevens het recht gegevens in het dossier te corrigeren of te verwijderen. Dit kan wanneer de gegevens feitelijk niet juist zijn, onvolledig zijn, niet nodig zijn voor het doel waarvoor ze verzameld zijn of wanneer de gegevens in strijd met de wet worden gebruikt. De door de behandelaar geschreven conclusies of indrukken vallen niet onder het recht op correctie. Tevens hebben cliënt en ouders het recht om informatie uit het dossier te (laten) exporteren, zodat de overdracht aan een andere zorgaanbieder mogelijk wordt. Cliënt en ouders kunnen een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of export sturen naar info@kindertherapiepeelenmaas.nl.
Beveiliging
Kindertherapie Peel en Maas neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt adequate technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Digitale cliëntengegevens worden opgeslagen in een beveiligde computeromgeving en mailcontact vindt alleen plaats via beveiligde servers en mailprogramma’s. Papieren dossiers worden bewaard in een afgesloten dossierkast. Indien cliënt of ouders de indruk hebben dat persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of aanwijzingen hebben van misbruik, dan kunnen zij contact opnemen via info@kindertherapiepeelenmaas.nl. Bovendien hebben cliënt en ouders te allen tijde het recht om een klacht of bezwaar in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, Bezuidenhoutseweg 30, 2594 AV Den Haag.
Datalek
Een datalek is een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens. De AVG bepaalt dat Kindertherapie Peel en Maas alle datalekken moet documenteren en melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien een datalek nadelige gevolgen zou kunnen hebben voor de persoonlijke leefsfeer van cliënten, dan worden zij hiervan op de hoogte gesteld.
Wijzigen
Kindertherapie Peel en Maas behoudt het recht om deze privacyverklaring om uiteenlopende redenen aan te passen of te wijzigen. Een bijgewerkte versie van de privacyverklaring wordt dan op deze website geplaatst.